Dematerializzazione dei documenti: in cosa consiste?

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La dematerializzazione dei documenti è quell’insieme di procedure attraverso cui il documento oppure la fattura vengono emessi e conservati su supporti aventi natura digitale. Tale processo si inserisce nel più ampio progetto di eliminazione della carta stampata dalle attività della Pubblica Amministrazione, dei privati e delle imprese.
Il documento redatto e conservato secondo i principi e le regole dettate dalla normativa vigente hanno il medesimo valore probatorio e legale del documento redatto su supporto cartaceo.

MA COS’È IL DOCUMENTO INFORMATICO E IN CHE MODO VIENE “DEMATERIALIZZATO”?

E’ l’articolo 1 comma 1 lettera p) del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) a definire il concetto di “documento digitale”. La citata norma stabilisce che il documento digitale offre “ la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

I risvolti pratici della redazione di un documento digitale sono innegabili: innanzitutto, tagliando i costi di stampa e per l’acquisto della carta, si otterrà un notevole e rilevante risparmio economico. In secondo luogo, la conservazione, l’archiviazione e la consultazione del documento digitale sarà molto più semplice.

Ed è proprio questo uno degli obiettivi che il legislatore italiano mira a realizzare attraverso la dematerializzazione dei documenti: nel lungo periodo, infatti, si assisterà ad una definitiva eliminazione di quei documenti che “intasano” gli archivi delle Pubbliche Amministrazioni, di Tribunali e aziende private.

COME SI GIUNGERÀ ALLA COMPLETA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI?   

Innanzitutto, è bene evidenziare che la strada verso la definitiva dematerializzazione dei documenti è ancora molto lunga e difficile ma la prospettive iniziali fanno ben sperare. Del resto, il processo che conduce alla dematerializzazione, alla conservazione e gestione dei documenti informatici è alquanto intuitivo ed agevole. Grazie al Gruppo di Lavoro Interministeriale sono stati individuati, infatti, gli strumenti attraverso cui giungere alla dematerializzazione documentale.

Grazie al registro di protocollo, ad esempio, sarà possibile memorizzare e conservare i dati più importanti contenuti nei documenti. Con la protocollazione, inoltre, si avrà la possibilità di identificare l’atto, di verificarne la sua provenienza e, infine, di stabilire la data in cui è stato redatto.

Infine, tramite la classificazione e fascicolazione dei documenti, sarà possibile gestire ed organizzare i documenti assegnando loro un codice di riferimento che lo identifichi secondo un ordine ben preciso. Infine, i documenti così archiviati saranno inseriti in un “fascicolo digitale” contenente atti e documenti della stessa materia e inerenti lo stesso procedimento.