Fatturazione elettronica, focus sulla modalità di conservazione dei documenti digitali

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Fatturazione elettronica

L’Agenzia delle Entrate ha stabilito che le fatture elettroniche emesse e ricevute dai titolari di partita Iva debbano obbligatoriamente essere conservate per 10 anni, secondo modalità ben precise.

Tema dibattuto e caro ai contribuenti titolari di partita Iva, la conservazione digitale della documentazione fiscale è una procedura obbligatoria per legge. Ma vediamo di capire più nel dettaglio di che cosa si tratta.

Per iniziare, è importante fare un primo chiarimento. L’archiviazione elettronica non va intesa come il semplice salvataggio delle e-fatture su Pc, ma è bensì un processo regolato e normato dal Cad, il Codice dell’Amministrazione Digitale. Questo decreto prevede che i documenti vengano stoccati in maniera da essere immediatamente disponibili in caso ne fosse richiesta la verifica da parte delle autorità competenti in materia di amministrazione finanziaria e fiscale.

C’è da dire che per semplificare la conservazione delle fatture elettroniche, è possibile affidarsi a gestionali come Easyfatt di Danea. Utilizzando un software di gestione documentale, la conservazione e l’archiviazione dei file digitali avvengono in maniera automatica, sollevando l’utente dalle complessità tecnologiche e procedurali legate all’adempimento delle normative.

Entrando più nello specifico, esaminiamo ora la procedura corretta che un professionista o un’azienda deve attuare per attenersi agli obblighi di legge. I passaggi da seguire per emettere e conservare correttamente la documentazione fiscale sono 5: proviamo a visionarli in maniera più approfondita.

In primo luogo, sarà necessario produrre in formato digitale l’equivalente della parcella cartacea. I file inoltrati al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate devono essere esclusivamente in formato XML (i software per la conservazione delle fatture elettroniche come Easyfatt creano automaticamente i documenti nel formato richiesto).

Secondariamente, bisognerà apporre al file elaborato una firma digitale certificata, a garanzia della titolarità, dell’autenticità, dell’integrità e della non ripudio del documento.

Il terzo passaggio consiste quindi nell’indicizzare la fattura digitale. In poche parole, il processo dovrebbe consentire di poterla cercare e trovare agilmente in un secondo momento.

Si passa quindi al quarto step, durante il quale si dovrà inserire la singola e-fattura all’interno di un cosiddetto lotto di conservazione. Con questa dicitura s’intende un insieme più ampio di documenti digitali, catalogati in base a specifiche categorie. Un esempio è l’indicizzazione temporale, che raccoglie i file con riferimento a un dato periodo.

Per finire, si dovrà chiudere la procedura con l’apposizione della firma elettronica qualificata. Per quanto riguarda la firma, in questo caso, la normativa vigente prevede che venga prodotta collegandosi a un provider di servizi di certificazione, in grado di garantire l’associazione della paternità dei dati di firma.

Dopo aver fatto un po’ più di chiarezza sul procedimento di conservazione delle fatture elettroniche, si ricorda che i documenti digitali dovranno essere mantenuti in archivio per almeno 10 anni.